Entre les papiers administratifs, les factures, les relevés de comptes et autres documents importants qui s’entassent, il est parfois difficile de s’y retrouver. En effet, le classement de vos papiers peut devenir une tâche pénible à cause d’un manque d’organisation. Pourtant, il existe des techniques efficaces qui permettent de bien ranger ses papiers.
Commencez par faire le tri
La première chose à faire pour bien ranger ses papiers est de faire leur tri. Pour cela, vous aurez besoin de marqueurs, de sous-chemises et de rangements appropriés.
Prenez une pile de papier et isolez les documents à détruire, ceux qui sont utilisés régulièrement et ceux à archiver.
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Séparez les papiers administratifs, professionnels et personnels
Pour mieux vous organiser dans vos rangements, ne mélangez pas les papiers administratifs avec les papiers professionnels ou les papiers personnels.
Si possible, il vaut mieux les mettre dans des rangements bien distincts. À défaut, vous pouvez utiliser des classeurs ou des chemises de couleurs différentes.
Classez les documents par ordre chronologique
Une fois le tri terminé, classez vos documents par ordre chronologique en allant du plus récent au plus ancien.
Ce classement pourra vous aider à supprimer facilement les papiers qui sont obsolètes, mais vous facilitera également la tâche quand vous devrez chercher un document à une date précise.
Choisissez le bon rangement pour chaque document
Afin d’éviter de tout remettre en désordre lorsque vous cherchez un document, mettez les dans un rangement approprié.
Par exemple, les documents fréquemment utilisés sont à mettre dans les tiroirs les plus proches et les documents à archiver dans des classeurs sur des étagères.
Connaissez les délais de conservation des papiers
Le délai de conservation des papiers varie selon la nature du document, ainsi que le rôle qu’il peut jouer. Après ce délai, le document en question ne peut plus être utilisé.
Généralement, il existe trois délais de conservation. Il y a ceux qu’il faut conserver à vie, ceux qui ne doivent pas dépasser un délai précis (5 à 10 ans) et ceux qui ne durent qu’un certain moment (1 à 3 mois).
Prenez des précautions pour vos documents
Vous devez choisir un endroit à l’abri de l’humidité pour entreposer vos documents. Sinon mettez-les dans des pochettes plastiques pour éviter qu’ils ne soient mouillés.
Faites ensuite une photocopie de vos documents importants et rangez les originaux dans des lieux sûrs et bien sécurisés.
